MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA ATENDER RECLAMOS POR PARTE DE TITULARES DE INFORMACIÓN PERSONAL

1. INTRODUCCIÓN.
2. OBJETO MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA ATENDER RECLAMOS POR PARTE DE TITULARES DE INFORMACIÓN PERSONAL.
3. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL.
4. MARCO LEGAL.
5. AMBITO DE APLICACIÓN DEL MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA ATENDER RECLAMOS POR PARTE DE TITULARES DE INFORMACIÓN PERSONAL.
6. DATOS PERSONALES REGULADOS Y NO REGULADOS POR ESTE MANUAL.
7. PRINCIPIOS RECTORES DE PROTECCIÓN DE DATOS APLICABLES EN ESTE MANUAL.
8. DERECHOS Y PROCEDIMIENTOS. 9. PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA Y RECLAMOS.
9. PROCEDIMIENTOS PARA ELEVAR QUEJAS ANTE LA AUTORIDAD COMPETENTE.
10. MECANISMOS DE SEGURIDAD PARA PROTEGER LA INFORMACIÓN DE CARÁCTER PERSONAL.

1. INTRODUCCIÓN

El artículo 15 de la Constitución Política Colombiana determina que “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas (…)”. Este precepto constitucional, consagra tres derechos fundamentales autónomos, a saber, intimidad, buen nombre y habeas data. El precepto constitucional que se desarrolla en este documento es el de “habeas data”, el cual es el derecho que garantiza y protege todo lo relacionado con el conocimiento, actualización y rectificación de la información personal contenida en bases de datos y archivos, el cual ha sido desarrollado y protegido mediante la Ley Estatutaria 1581 de 2012. El derecho de habeas data debe entonces entenderse como un derecho fundamental autónomo que se compone de dos elementos a saber:
1.1 La autodeterminación informática.
1.2 La libertad.

2. OBJETO

Este documento tiene como objeto informar a los titulares de la información sobre la política de tratamiento de la información personal de LA SOCIEDAD VINCORTE S.A., además de permitir a los titulares de los datos personales ejercer su derecho de habeas data, estableciendo el procedimiento necesario que estos deben de seguir si desean conocer, actualizar y rectificar los datos que se encuentren en nuestras bases de datos y/o archivos. Este documento está orientado en todo caso a proteger y garantizar lo concerniente al tratamiento de datos personales, las libertades y derechos de tipo fundamental que tienen todas las personas naturales o físicas. Este documento se encuentra alineado con el decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012 en cuanto al cumplimiento del aviso de privacidad que se debe de brindar a los titulares de la información personal por parte de VINCORTE S.A., quien actúa como responsable del tratamiento de los datos personales. Este documento comunica al titular de la información personal las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables a sus datos personales. De igual forma mediante este manual se explicará la forma de acceder a sus datos personales, además de determinar como se dará tratamiento y posterior uso a los datos personales por usted facilitados.

3. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN

Para el VINCORTE S.A., en calidad de responsable del tratamiento de la información personal de sus socios, médicos especialistas, usuarios, clientes, colaboradores, contratistas y/o proveedores, es de suma importancia garantizar el derecho de habeas data incorporado en el art. 15 de nuestra Constitución Política, desarrollado por la Ley 1581 de 2012 y por el decreto 1377 de 2013 que reglamenta de forma parcial dicha norma. De acuerdo a lo contemplado en la normatividad vigente y aplicable en materia de protección de datos, el VINCORTE S.A., se compromete a dar el tratamiento adecuado a todos y cada uno de los datos personales que le sean facilitados y que a su vez son incorporados en nuestras bases de datos, y archivos con las finalidades específicas para lo cual fueron entregados. Dichas finalidades se encuentran establecidas en nuestro aviso de privacidad que usted puede consultar en el siguiente enlace http://www.vincorte.com/politicas_privacidad_vincorte.pdf El tratamiento de datos personales podrá realizarse de forma directa por las oficinas de VINCORTE S.A., cuando lo determine para cada caso. Los titulares de los datos de carácter personal que se encuentren en las bases de datos de LA SOCIEDAD VINCORTE S.A., tendrán derecho a conocer, actualizar, rectificar y/o solicitar la supresión de sus datos personales, mediante comunicación que se recepcionará en el canal disponible para tal fin, el cual es: el buzón de correo electrónico info@vincorte.com

4. MARCO LEGAL CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA.

ART.15 LEY 1581 DE 2012. DECRETO 1377 DE 2013 que reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.

5. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La política de tratamiento de la información y el manual se aplicará de forma obligatoria a todos los datos de carácter personal registrados en soportes físicos o digitales que sean susceptibles de ser tratados y a su posterior uso o modalidad que la sociedad VINCORTE S.A, determine como responsable de su tratamiento.

6. DATOS PERSONALES REGULADOS

Los principios y disposiciones contenidas en este manual serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por esta entidad.
6.1 Requisitos especiales para el tratamiento de ciertos datos personales
6.1.1 Datos personales de niños y adolescentes contemplados en este manual El tratamiento de datos personales de menores o adolescentes por parte de la insitución se llevará a cabo respetando siempre los siguientes requisitos: Siempre responder y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. Siempre asegurar por parte del responsable el respeto a sus derechos fundamentales. Que en la medida de lo posible se realice dicho tratamiento teniendo en cuenta la opinión de los menores titulares de la información de carácter personal, en consideración de los siguientes factores: Madurez. Autonomía. Capacidad para entender el fin de dicho tratamiento. Explicar las consecuencias que conllevan el tratamiento. Atención: la valoración de las anteriores características no podrá hacerse o realizarse de forma general y deberá hacerse caso por caso. Todo responsable, encargado o tercero involucrado en el tratamiento de los datos personales de menores, deberá siempre velar por el uso adecuado de este tipo de datos personales. LA SOCIEDAD VINCORTE S.A., en todo momento, como responsable del tratamiento de la información personal, respeta todos y cada uno de los derechos establecidos en la Constitución Política Colombiana, la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.
6.2 Otros datos personales de carácter sensible establecidos en la Ley 1581 de 2012. VINCORTE S.A., identifica los datos sensibles que eventualmente recolecten o almacenen con el objetivo de: Implementar atención especial y reforzar su responsabilidad frente al tratamiento de este tipo de datos, lo que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes establecidos por la normatividad vigente en materia de protección de datos. Establecer los niveles de seguridad técnico, legal y administrativas para tratar la información de forma adecuada. Aumentar las restricciones de acceso y uso por parte del personal de LA SOCIEDAD VINCORTE S.A., y de terceros.

7. PRINCIPIOS RECTORES DE PROTECCIÓN DE DATOS APLICABLES EN ESTE MANUAL PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Este manual cumple con todos y cada uno de los principios rectores contemplados en la Ley 1581 de 2012 los cuales son: I. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: el tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglamentada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen. II. Principio de finalidad: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. III. Principio de libertad: el tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. IV. Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. V. Principio de transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. VI. Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente Ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la presente Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la presente Ley. VII. Principio de seguridad: la información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente Ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. VIII. Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente Ley y en los términos de la misma.

8. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PERSONAL Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A ESTOS DERECHOS

VINCORTE S.A. advierte a los titulares de la información personal que repose en sus bases de datos, que salvo la existencia de una representación legalmente constituida, ningún usuario puede utilizar la identidad de otra persona y comunicar sus datos personales, por lo que los titulares de la información de carácter personal en todo momento deberán tener en cuenta que, sólo puede incluir datos personales correspondientes a su propia identidad y que sean adecuados, pertinentes, actuales, exactos y verdaderos. A tales efectos, el usuario será el único responsable frente a cualquier daño, directo y/o indirecto que cause a terceros o a la sociedad VINCORTE S.A., por el uso de datos personales de otra persona, o sus propios datos personales cuando sean falsos, erróneos, no actuales, inadecuados o impertinentes. La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012, que dicta disposiciones generales para la protección de datos personales, establece los derechos de los interesados en relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos son: Derecho de acceder a sus datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento. Derecho a rectificar los datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento. Derecho a revocar su autorización para el tratamiento de sus datos personales, cuando en el tratamiento de los mismos no se hayan respetado los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012. Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales. Los derechos enunciados con anterioridad podrán ser ejercidos directamente por el titular de la información de carácter personal, su apoderado o su causahabiente según el caso. Las reglas aplicacbles para ejercer estos derechos se establecen a continuación:
8.1 Derecho de Acceso Definición. Este derecho hace referencia a la capacidad que se reconoce mediante la Ley 1581 de 2012 a toda persona natural que se encuentre interesada en conocer si sus datos personales han sido sometidos a un tratamiento, en los términos expresados en la norma, además de ejercer el derecho de conocer el origen de sus datos y si los mismos han sido cedidos o no a terceros y por ende la identificación de los cesionarios. Ejercicio del Derecho: Este derecho es de tipo personalísimo, es decir, hace referencia a que el ejercicio del mismo ha de realizarse por el interesado o por el representante legal del titular de la información personal, que deberá actuar bajo poder. En todo momento el titular de la información deberá acreditar su identidad mediante cualquier medio que garantice una plena identificación1. Los menores de edad deberán ejercer su derecho de habeas data a través de quien acredite la representación legal de los mismos. Si se llegare a presentar una solicitud por alguna persona que no fuese el titular de la información personal, la misma deberá ser tenida como no presentada, es decir, no se brindará ningún tipo de respuesta frente a dicho requerimiento de información. Si la relación entre el titular de la información y esta entidad como Responsable del Tratamiento se establece mediante medios electrónicos a través de los cuales se pueda obtener acceso directo a sus datos personales o preferencias, este acceso deberá contener de forma obligatoria las siguientes características: Sin límite de plazo. Sin costo. Deberá otorgar al titular de la información personal la posibilidad de conocer los datos personales que de él se encuentren en línea. Deberá permitir en todo momento la actualización en línea de los mismos. El ejercicio de este derecho es de tipo gratuito. La solicitud de ejercicio del derecho de acceso, deberá contener por lo menos: Fecha de la solicitud. 1 Debe entenderse que la acreditación de la identidad ha de realizarse mediante documentos físicos o análogos, tales como cédula de ciudadanía, identificaciones Institucionales, etc. Fotocopia de la identificación personal (Cédula de ciudadanía, identificación institucional, etc). Domicilio para efectos de notificación. Documentos que acrediten la representación si es del caso (poder, registro civil, etc). La firma de quien solicita la información. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. El interesado en ejercer este derecho recibirá la información solicitada mendiante cualquier medio de comunicación (electrónico o físico), correo electrónico, SMS, MMS, FAX, REDES SOCIALES o cualquier otro medio electrónico o físico conocido en el presente o futuro, que haga posible realizar comunicaciones. Contenido de la información que facilitará el responsable del archivo y/o base de datos. Toda información que se brinde al titular de los datos personales, independiente del soporte en el que haya sido solicitada, deberá tener las siguientes características: Legible. Precisa. Verificable. No deberá utilizar códigos o claves que requieran uso de una aplicación o dispositivo tecnológico y/o mecánico. La información facilitada debe de contener: Las bases de datos o archivos en los que se encuentren datos personales del interesado o afectado y que hayan sido tratados por el responsable. La información que se tenga sobre el origen de captación de los datos. La información que se tenga sobre si los datos personales del interesado o afectado ha sido cedida a terceros. La finalidad de los tratados. Si la información personal se ha capturado u obtenido de distintos tipos de fuentes, se deberá identificar la información que provenga de cada una de ellas. Atención: en el evento que los datos personales provengan de fuentes de acceso publico2, se deberá en cada comunicación que se dirija al interesado o afectado por el tratamiento de sus datos personales, informar el origen de captación de sus datos y la identidad del responsable del tratamiento, de igual forma se le deberá comunicar los derechos y facultades que se le confieren.
8.2 Derechos de Rectificación y Cancelación Definición: estos derechos hacen referencia a la capacidad que se reconoce mediante la Ley 1581 de 2012 a toda persona natural que se encuentre interesada en comprobar frente al responsable del tratamiento de la información, la exactitud y veracidad de su datos, rectificando de esta forma todos o parte de sus datos personales recolectados cuando los mismos resulten inexactos, estén incompletos o conlleven a error. Los titulares de la información de carácter personal deberan indicar a qué datos se encuentra 2 Dato Publico: Relativos al estado civil de las personas (registro civil), a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor publico y aquellos que puedan obtenerse sin ningún tipo de reserva. Los datos públicos pueden obtenerse de fuentes como: registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales ejecutoriadas y libres de reserva. solicitando la correción que desea se realice y además acompañar la documentación que justifique lo solicitado. Igualmente, el titular de la información podrá solicitar la supresión o cancelación de sus datos personales cuando el tratamiento de los mismos, por parte del responsable o encargado, resulte excesivo e inclusive inadecuado. Los datos de los titulares de la información serán conservados durante los tiempos previstos en las normas aplicables y/o dependiendo del caso, de las relaciones contractuales entre la persona titular de la información personal y el responsable del tratamiento. Ejercicio del derecho Este derecho es de tipo personalísimo, es decir, hace referencia a que el ejercicio del mismo ha de realizarse por el interesado o por el representante legal del titular de la información personal, que deberá actuar bajo poder. En todo momento el titular de la información deberá acreditar su identidad mediante cualquier medio que garantice una plena identificación3. Los menores de edad deberán ejercer su derecho de habeas data a través de quien acredite la representación legal de los mismos. Si se llegase a presentar una solicitud por alguna persona que no fuese el titular de la información personal, la misma deberá ser tenida como no presentada, es decir, no se brindará ningún tipo de respuesta frente a dicho requerimiento de información. 3 Debe entenderse que la acreditación de la identidad ha de realizarse mediante documentos físicos o análogos, tales como cedula de ciudadanía, identificaciones Institucionales, etc. El ejercicio de este derecho es de tipo gratuito La solicitud de ejercicio del derecho de acceso, deberá contener por lo menos: Fecha de la solicitud. Fotocopia de la identificación personal (Cédula de ciudadanía, identificación institucional, etc). Domicilio para efectos de notificación. Documentos que acrediten la representación si es del caso (poder, registro civil, etc). La firma de quien solicita la información. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. La solicitud de rectificación deberá indicar por parte del titular de la información personal, los datos que se deben rectificar o corregir. El titular de la información deberá acompañar su solicitud de la documentación o prueba necesaria que justifique dicha solicitud de rectificación, excepto que dicha documentación o prueba dependa exclusivamente del consentimiento del interesado o el afectado. Lo anterior debido a que las respuestas que brinde el interesado o el afectado en el momento de captar u obtener su información es de tipo facultativo. La solicitud de cancelación deberá indicar por parte del titular de la información personal los datos que se deben cancelar, aportando, si es del caso, la documentación o prueba que lo justifique. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. El interesado en ejercer este derecho recibirá la información solicitada mendiante cualquier medio de comunicación (electrónico o físico), correo electrónico, SMS, MMS, FAX, REDES SOCIALES o cualquier otro medio electrónico o físico conocido en el presente o futuro, que haga posible realizar comunicaciones. La cancelación dará lugar al bloqueo de sus datos y aplicar procedimientos de reserva que tengan como fin que se de tratamiento nuevamente a dichos datos, conservándolos por parte del responsable con el único fin de que los mismos sean accesibles a autoridades administrativas o judiciales para que permitan encausar la atención de posibles reclamaciones o responsabilidades que pueda tener el responsable o encargado del tratamiento, siempre obedeciendo el plazo de prescripción que exista sobre los mismos. Cumplido este plazo, debe procederse por parte del responsable a la cancelación definitiva de la información personal del interesado o afectado que repose en nuestras bases de datos o archivos.

9. PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA Y RECLAMOS

Acorde al art. 14 y ss de la Ley 1581 de 2012, se establece los siguientes procedimientos para cumplir con las consultas o reclamos que presenten los titulares de la información:
9.1 Consultas Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. La consulta se formulará por el medio habilitado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Parágrafo. Las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.
9.2 Reclamos El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta Ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10. PROCEDIMIENTO PARA ELEVAR QUEJAS ANTE LA AUTORIDAD COMPETENTE

El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. La persona interesada o afectada y que desee ejercer cualquiera de los derechos citados en este documento, podrá hacerlo por comunicación escrita a la entidad responsable del tratamiento de su información personal, acompañando dicha solicitud de su firma y copia de la identificación personal o documento similar análogo.

11. MECANISMOS DE SEGURIDAD PARA PROTEGER LA INFORMACIÓN DE CARÁCTER PERSONAL

VINCORTE S.A., informa a todos los titulares de información de carácter personal que se encuentren en sus bases de datos y/o archivos que, de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 que reglamenta de forma parcial dicha norma, se han implementado en la organización medidas de índole técnico, administrativas y legales necesarias para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal y evitar así la pérdida, alteración, acceso y tratamiento no autorizado, lo anterior teniendo en cuenta la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos.